Assistant(e) de Direction

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Recrutement : Assistant(e) de Direction 

Direction : DEEFI – Développement économique, emploi formation insertion ESS

Grade du poste : Rédacteur ou Adjoint administratif territorial 

 

Environnement du poste :

L’établissement public territorial Paris Terres d’Envol, regroupant 8 communes, pour une population de 360 000 habitants au nord de Paris, est un territoire exceptionnel en matière économique grâce notamment à ses deux aéroports, ses parcs des expositions, ses nombreuses zones d'activité et ses plus de 28 000 entreprises. Néanmoins cette richesse profite peu à la population locale. Le territoire œuvre donc pour le développement économique et favoriser l’accès des populations locales aux emplois et à la formation. Pour cela, la Direction du développement économique (DEEFI) est organisée en 3 services qui réunissent 18 agents : le Service Développement économique (SRE/création d’entreprise), le service Emploi formation insertion (EFI) et le service économie sociale et solidaire (ESS).  

 

Missions (activités principales du poste) :

Activités d’appui au fonctionnement de la Direction :

  • Organisation de réunions des services notamment avec les villes, les partenaires et les instances de l’EPT
  • Appui à l’élaboration des bilans ou différents rapports d’activité
  • Gestion/actualisation des listings de contacts des différents services
  • Appui à la gestion administrative, budgétaire et RH (suivi des plannings des congés et du télétravail pour les agents de la Direction, devis, bon de commandes, fournitures des services, réservations…)
  • Gestion des parapheurs et courriers, prise de notes de réunions, comptes-rendus et diffusion, classement et archivage des dossiers
  • Classement et suivi des signatures des actes administratifs (décisions, contrats, marchés…), ainsi que des documents comptables, en lien avec les responsables de service et le service des finances

Activités liées à l’organisation d’événements, à la communication :

  • Organisation logistique des événements : du calendrier des événements, gestion des invitations, des inscriptions, réservation/location de salle, émargement, organisation matérielle, gestion des prestataires et factures, suivi et appui à la communication, appui aux relances
  •  Préparation des supports d’intervention, mise en forme

Appui spécifique aux trois services de la direction :

  • Accueil téléphonique dont prise en charge du numéro unique création d’entreprise en cas d’absence de l’assistante
  • Appui aux relances téléphoniques et au suivi des porteurs de projets
  • Suivi-reporting des données (Observatoire) : saisie des données entreprises et emploi sur les logiciels de données AGDE et ABC Clauses ; traitement des données et requêtes préalables aux analyses

 

Compétence requises :

Techniques (connaissances)

  • Capacité à suivre le circuit des actes administratifs (signature de convention, gestion de parapheur etc. ) et financiers (devis, bons de commandes, suivi des factures ) dans le respect des procédures et à trouver les bons interlocuteurs (interne, villes, partenaires)
  • Capacité de gestion et de mise en forme des données, aisance rédactionnelle, maitrise des procédures de reporting et de compte-rendu
  • Capacité d’utilisation des outils informatiques de reporting et de gestion (logiciels AGDE, ABC Clause, CIRIL..)
  • Maîtrise des outils bureautiques : Word / Excel/ PowerPoint/Outlook
  • Connaissance souhaitée des réseaux sociaux et autres outils de communication

Une connaissance des domaines d’activité de la Direction : développement économique (SRE/CRE), économie sociale et solidaire (ESS), emploi formation insertion (EFI) serait un plus.

 

Relationnelles / savoir-faire comportemental 

  • Capacité accueil des personnes, goût du service public
  • Sens de l’organisation, de rigueur et d’autonomie
  • Aisance relationnelle et appétence pour l’événementiel, la communication et la gestion de données
  • Capacité d’adaptation, de gestion transversale entre plusieurs services 
  • Capacité de travailler en équipe et en transversalité
  • Curiosité et force de proposition
  • Capacité à gérer les notions d’urgence ou de confidentialité dans le traitement des informations
  • Bonne capacité d’écoute

 

Relations fonctionnelles

Missions exercées principalement en lien avec :

  • L’ensemble des services de la direction : SRE, CREA, EFI, ESS

 

Qualifications requises

Diplômes 

  • Niveau BAC souhaité
  • Expérience minimum :  2 ans

 

Temps et lieu de travail :

  • Horaires de travail : 37 H
  • Télétravail possible 3 mois après la prise de poste 
  • Lieu : siège de Paris Terres d'Envol à Villepinte

 

Postuler en ligne ou adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) par mail à : recrutement@paristde.fr

ou par courrier adressé à Monsieur le Président de Paris Terres d’Envol à l'adresse suivante :

BP 10018  93601 AULNAY-SOUS-BOIS CEDEX

Date de publication de l'offre: 
Mercredi 18 mai 2022
Poste à pourvoir le: 
Mercredi, 18. mai 2022
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Contact: 
recrutement@paristde.fr

Dépôt de candidature spontanée

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